合同管理三部曲

　　合同是企業(yè)的利潤(rùn)之舟，決定企業(yè)的盈虧，合同是個(gè)過(guò)程，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程管理，管理不好合同，就管理不好企業(yè)，著名企管專家譚小芳老師的經(jīng)典課程《合同管理培訓(xùn)》實(shí)戰(zhàn)實(shí)用、方法高超、案例鮮活，推薦給企業(yè)高管及法務(wù)、供應(yīng)、銷售、基建、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸、行政部門的管理人員。
　　
　　在為利而展開的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，到處閃現(xiàn)著一個(gè)精靈的身影——合同。合同之管理，關(guān)乎企業(yè)之興衰成敗，生死存亡，關(guān)乎企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人之是非功過(guò)，寵辱毀譽(yù)。解決企業(yè)合同管理問題，需從“三個(gè)到位”入手，即人員到位，制度到位，工作到位——人員到位就是建立起規(guī)范的合同管理機(jī)構(gòu)、配備稱職的合同管理人員。制度到位就是建立和完善合同管理相關(guān)制度，規(guī)范管理行為，從制度上保障合同風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度。工作到位就是在人員到位和制度到位的前提下，抓好合同從談判到簽訂、履行、糾紛處理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作。
　　
　　合同要由企業(yè)法律顧問部門管理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，企業(yè)通過(guò)合同所確立的民事關(guān)系，是—種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系’，所以通過(guò)簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問部門管理。
　　
　　合同管理應(yīng)采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位作為臺(tái)同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。
　　
　　這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對(duì)合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。合同管理的具體內(nèi)容合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過(guò)程的、全方位的管理。平梵老師根據(jù)多年來(lái)我國(guó)企業(yè)的合同管理實(shí)踐，表示合同管理應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：
　　
　　1、建立健全規(guī)章制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
　　
　　2、加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。平梵老師建議企業(yè)通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。
　　
　　3、重大合同審查管理。
　　
　　企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購(gòu)并合同、聯(lián)營(yíng)合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來(lái)，做為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都由法律顧問部門參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

　　4、履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以；企業(yè)法律顧．問對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過(guò)監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律顧問部門同財(cái)務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，實(shí)施有效的管理。
　　
　　5、違約糾紛的及時(shí)處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。譚老師表示，法律顧問部門審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。平梵老師表示合同管理要做到以下三點(diǎn)：
　　
　　一.構(gòu)成原理。任何合同都是特定的交易主體經(jīng)過(guò)博弈，在特定的時(shí)間、空間、背景下，以特定的交易條件就特定標(biāo)的所達(dá)成的利益平衡。因此，合同中的任何權(quán)利義務(wù)都應(yīng)該是有限的。合同在本質(zhì)上是一種經(jīng)濟(jì)行為，法律人的職責(zé)是將相關(guān)的權(quán)利義務(wù)明確化、合法化，最大限度地減少合同履行過(guò)程或結(jié)果的不確定性，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和損失。
　　
　　二.表述原理。合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)�！吨腥A人民共和國(guó)合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議�；橐�、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定。合同為一種合意，依此合意，一人或數(shù)人對(duì)于其他一人或數(shù)人負(fù)擔(dān)給付某物、作為或不作為的債務(wù)。這是大陸法系關(guān)于合同的經(jīng)典定義。
　　
　　三.質(zhì)量原理。買賣合同質(zhì)量糾紛是因買賣合同質(zhì)量產(chǎn)生爭(zhēng)議而提起的訴訟，即買受人認(rèn)為出賣人交付的標(biāo)的物質(zhì)量不符合合同約定而提起的訴訟，在此種訴訟中，原告一方當(dāng)事人即為合同的買受人一方；而被告則為合同的出賣人一方。在司法實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)依以下原則確定判斷買賣合同標(biāo)的物是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。
　　
　　1．當(dāng)事人可以在合同中約定標(biāo)的物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，只要該約定不違反法律和行政法規(guī)的強(qiáng)行性規(guī)定，即可以按當(dāng)事人約定的標(biāo)準(zhǔn)判斷出賣人交付的標(biāo)的物是否符合要求。當(dāng)事人對(duì)合同標(biāo)的物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未作約定或者約定不明確的，依《合同法》第61條的規(guī)定，可以協(xié)議補(bǔ)充；不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，可以按照買賣合同的有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定。3．當(dāng)事人就有關(guān)標(biāo)的物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未作約定或者約定不明確。
　　
　　簽了合同，并不意味著合同就自動(dòng)生效、執(zhí)行。原因往往并不是供應(yīng)商拒絕執(zhí)行，而是采購(gòu)方忽略有些條款。例如Volume Rebate，一般是根據(jù)對(duì)供應(yīng)商的每年采購(gòu)額來(lái)提成，有時(shí)候采購(gòu)量超過(guò)下限但采購(gòu)方?jīng)]有去收。年復(fù)一年的降價(jià)也是如此。有時(shí)候到了降價(jià)時(shí)間但采購(gòu)方的訂單上還是老價(jià)錢。
　　
　　對(duì)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，確保內(nèi)部客戶使用合同供應(yīng)商也是合同執(zhí)行的重要一環(huán)。情況往往是，你簽訂了合同，工程設(shè)計(jì)部門卻在用沒簽訂合同的供應(yīng)商，辦公室耗材部仍在隨便從別的供應(yīng)商采購(gòu)。缺乏自動(dòng)的合同管理系統(tǒng)是一個(gè)原因，因?yàn)閮?nèi)部客戶不一定知道哪些供應(yīng)商是合同供應(yīng)商。合同供應(yīng)商的績(jī)效表現(xiàn)是另一個(gè)原因：表現(xiàn)不理想，內(nèi)部客戶不愿意用。這些都得供應(yīng)管理部門去解決。
　　
　　企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的―項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開展。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)今，加強(qiáng)合同管理是爭(zhēng)取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。放松工程建設(shè)過(guò)程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程虧損。
　　
　　1.增強(qiáng)合同和索賠意識(shí)。由于中國(guó)長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，國(guó)內(nèi)工程管理中合同管理和索賠尚未引起業(yè)主和承包商的高度重視。所以，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)經(jīng)理部各層次的管理人員進(jìn)行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓(xùn)和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、研究國(guó)際工程承包商的合同管理方法與程序、研究國(guó)際工程合同與索賠案例，使項(xiàng)目組成員認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題的重要性，重視合同和合同管理。合同意識(shí)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)、法律意識(shí)、工程管理意識(shí)的綜合體現(xiàn)。
　　
　　2.嚴(yán)格進(jìn)行合同交底。首先應(yīng)該由公司合同管理人員向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目合同管理人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理。其次，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目部職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，并解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。
　　
　　3．加強(qiáng)合同變更管理。合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對(duì)合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實(shí)施中貫徹并體現(xiàn)出來(lái)。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過(guò)各分包商體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)工程變更的責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。
　　
　　4.建立合同實(shí)施的保證體系。首先要建立合同管理的工作程序。在工程實(shí)施過(guò)程中，要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使總承包合同的實(shí)施工作程序化、規(guī)范化，按質(zhì)量保證體系進(jìn)行工作。其次還要建立文檔系統(tǒng)。項(xiàng)目上要設(shè)專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負(fù)責(zé)各種合同資料和相關(guān)的工程資料的收集、整理和保存。